[上海会务策划]会务策划

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第一篇会务策划:大型会议策划方案

　　预算
　　会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：
　　1、交通费用
　　交通费用可以细分为：
　　(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
　　(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
　　(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
　　2、会议室/厅费用
　　具体可细分为：
　　(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
　　(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
　　(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
　　(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
　　对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
　　3、住宿费用
　　住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
　　4、餐饮费用
　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
　　(1)、早餐
　　早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
　　(2)、中餐及午餐
　　中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
　　(3)、酒水及服务费
　　通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
　　(4)、会场茶歇
　　此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
　　(5)、联谊酒会/舞会
　　事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：
　　(6)、设备
　　除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
　　●设备本身的租赁费用，通常按天计算
　　●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
　　●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理
　　c、演员及节目
　　通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
　　d、其他——点心、水果及调制色酒
　　5、杂费
　　杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
　　那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?
　　展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方——
　　相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。
　　不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
　　展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
　　如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。
　　■邀请
　　不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。
　　信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。
　　回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。
　　确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。
　　■签到与入住安排
　　如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。
　　通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。
　　如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。
　　■餐饮安排
　　一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。
　　统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。
　　■交际/酒会
　　交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。
　　交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。
　　重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。
　　由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。
　　■新闻发布会
　　新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。
　　新闻发布会要素：
　　●目的
　　●信息发布的目标受众
　　●拟邀请对象
　　●发布会规模
　　新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：
　　1、活动策划与主题确定
　　2、节目策划与议程安排
　　3、资料准备
　　4、与会人员邀请、沟通与确定
　　5、时间、场地落实与场景布置
　　6、产品展示、演示与信息发布
　　7、现场气氛控制

第二篇会务策划:会议策划方案范本

　　会议策划方案是怎样的?那么，下面请看CN人才公文网小编给大家整理收集的会议策划方案范本，希望对大家有帮助。
　　会议策划方案范本1
　　一、活动目的:
　　1、增强区域员工的内部凝聚力，提升xx的竞争力;
　　2、对x年区域营销工作进行总结，对区域市场业绩进行分析。制订新年度区域营销工作总体规划，明确新年度工作方向和目标。
　　3、表彰业绩优秀的公司内部优秀员工，通过激励作用，将全体员工的主观能动性充分调动起来，投入到未来的工作之中。
　　二、年会主题:******
　　三、年会时间:x年月日下午点到点
　　领导致辞、表彰优秀员工、表演节目同时聚餐
　　四、年会地点:xx酒店x楼xx厅
　　五、年会组织形式:由公司年会工作项目小组统一组织、执行。
　　六、参加人员:客户群，领导;邀请业界领导;公司工作人员;
　　1.会场总负责:
　　主要工作:总体工作协调、人员调配。
　　2.策划、会场协调、邀请嘉宾:
　　主要工作:年会策划、会议节目安排、彩排、舞台协调;对外协调、现场资讯采集。
　　3.人员分工、布场撤场安排***;
　　4.嘉宾接待、签到:
　　5.音响、灯光:，会前半小时检查音响、灯光等设备。
　　6、物品准备:
　　主要工作:礼品、奖品等物品的准备。
　　七、会场布置:
　　会场内:
　　方案:
　　1、舞台背景喷画:
　　内容:
　　文字内容:
　　2、舞台悬挂烘托气氛的红灯笼;四周墙壁挂烘托节日气氛的装饰。
　　3、舞台两侧放置易拉宝各2个，内容:宣传企业文化;
　　文字内容:
　　会场外:
　　1、充气拱门放置宾馆大门外主要通道;
　　2、宾馆入口处挂红布幅;
　　3、宾馆内放置指示牌;
　　文字内容:
　　八、年会流程:
　　形式:领导致辞、表彰优秀员工、表演节目同时公司聚餐;
　　备注
　　1.主持人开场白，介绍到会领导和嘉宾，邀请领导上台致辞;
　　2.分公司领导上台致辞;
　　3.嘉宾致辞;
　　4.表彰优秀员工员工文艺汇演、现场有奖问答、游戏;
　　外请演员表演节目、中间抽奖;
　　演出内容:
　　20XX年会节目单
　　策划主线:结合增强员工的内部凝聚力，提升xx的竞争力以中西结合的节目加时尚元素打造一台视听盛宴
　　气氛:欢乐、和谐、热烈。
　　会议策划方案范本2
　　一、会议目的。认真学习中共中央、国务院《关于加强职工教育工作的决定》，传达省市教育工作会议精神，结合我厂实际情况，制订加强职工教育的规划，研究落实中青年职工的“双补”教育工作。
　　二、会议规模。主管教育工作的厂党委书记、厂长;厂部有关科室负责人、工作人员;各分厂主管教育工作的负责人;各车间主管教育工作的主任;工会、共表团各级主管教育工作的负责人，共58人。
　　三、会议日程。5月10日，传达省市教育工作会议精神，学习中共中央、国务院《关于加强职工教育工作的决定》。大会传达后，分组讨论，吃透上级精神，提高认识，端正态度。5月11日至15日，结合我厂实际情况制订加强职工教育规划，研究落实“双补”教育任务，解决“双补”教育中的各种实际问题。
　　四、会议采取大小会相结合的方法进行。10日上午举行开幕式，大会传达上级会议精神及中央文件，由党委书记×××作动员报告。15日下午举行闭幕式，宣读我厂加强职工教育规划，部署开展“双补”教育任务和措施。
　　五、会议准备工作。厂里准备抽调十名熟悉教育工作的同志，用半个月时间通过调查研究，上下结合，写出一份加强我厂职工教育工作特别是开展“双补”教育工作的实施方案，并制订出加强职工教育工作五年规划(草案)，拿到会议上讨论修改。
　　六、会议经费。为了集中精力开好会，所有参加会议人员一律在招待所住宿。其各项开支见附表。
　　七、请局领导参加我们的会议，并请分管教育工作的×××局长在开幕式上讲话。关于讲话稿的撰写，将派专人面谈。

第三篇会务策划:研讨会会议策划方案

　　正式召开会议前拟定会议策划方案，安排会议时间地点、会议的主题及会议流程等，那么，下面是CN人才公文网小编给大家整理收集的研讨会会议策划方案就，供大家阅读参考。
　　研讨会会议策划方案1
　　一、研讨会的目的
　　本次研讨会的目的是，在建国xx华诞之际，充分发挥……学会(以下简称“学会“)、中国行政管理学会在推进政府机构改革、促进公共行政创新方面的积极作用，通过回顾总结我国行政体制改革的风雨历程和经验启示，推进我国行政管理改革的创新与发展;通过分析当前我国公共行政突显的实际问题，探讨责任政府、法治政府和服务政府的实现途径。同时，也为学会会员以及本市各委、办、局、区县主管编制工作的同志提供学习交流的机会。
　　二、研讨会的主题
　　本次研讨会的主题是“中国行政管理xx年：变迁与发展”。会议一方面回顾历史，总结经验，反思不足，共谋发展，一方面立足现实，关注焦点，探根究源，迎刃求解。具体议题包括：
　　1、中国的公共行政改革：过去、现在与未来
　　2、中国行政发展的动力机制
　　3、政府职能转变与建设服务型政府问题研究
　　4、政府机构改革的回顾与展望
　　5、人事制度改革与公共人力资源开发
　　6、政府绩效评估与行政问责制研究
　　7、政府公共服务方式创新研究
　　8、政府职能与责任边界研究
　　9、降低行政成本研究
　　10、“第三域”发展与公共行政改革
　　11、基层公共治理研究
　　研讨者可围绕上述主题，结合自身研究实际自拟题目。
　　三、研讨会的发言专家(拟定)
　　……
　　四、研讨会的出席人员
　　1、本市各委、办、局、区县从事编制管理工作的人员。
　　2、中国行政管理学会、国家行政学院以及著名高校的专家学者。
　　3、学会会员、学术顾问。
　　研讨会会议策划方案2
　　一、会议主题：生态保护与旅游发展国际研讨会
　　二、会议时间：xxxx年5月6日—9日
　　三、会议地点：xxxx大酒店xx厅
　　四、参加会议人员：中国联合国教科文组织全国委员会、中国广西世界历史文化名城博览会组委会，xx市旅游局、xx职业技术学院，广西文化厅、广西旅游局等单位及我国该领域内的著名学者、专家、业界精英和旅游等相关政府部门的领导及各大传媒记者
　　五、会议前需准备的工具用品：
　　物品
　　必备数量
　　备用数量
　　总预备数量
　　横幅
　　1条
　　1条
　　鲜花盆栽
　　10盆
　　桌子
　　U型
　　1个
　　长形
　　20桌(5位/1桌)
　　椅子
　　100张
　　20张
　　120张
　　席位牌
　　30张
　　5张
　　35张
　　便笺
　　100份
　　20份
　　120份
　　笔
　　100支
　　20支
　　120支
　　茶杯
　　100个
　　20个
　　120个
　　矿泉水
　　100瓶
　　20瓶
　　120瓶
　　话筒
　　小蜜蜂
　　30个
　　5个
　　35个
　　移动话筒
　　4个
　　2个
　　6个
　　多媒体、音响设备
　　记者席椅子
　　20把
　　5把
　　25把
　　六、布置会场：

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