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商务会议策划篇(1):商务会议策划方案范本

　　如何制定商务会议策划方案?下面是CN人才公文网小编给大家整理收集的商务会议策划方案范本，供大家阅读参考。
　　商务会议策划方案范本1
　　一、活动简介
　　作为xx电子商务行业一年一度的盛会，此次大会将延续往届大会的盛况和成果，盘点过去、梳理现在、共话未来。xx电子商务行业的优秀企业和贡献突出个人将在大会中得到表彰和嘉奖，同时，xx电子商务服务产业联盟和xx电子商务协会数字服务中心将在大会上成立，为xx乃至全球电子商务企业的同步发展搭建良好的支持平台。
　　二、活动宗旨
　　建立xx电子商务产业发展前瞻性研讨平台，加强电子商务部门、学术界、企业界之间的交流，讨论当年电子商务新问题和热点问题，推动xx电子商务行业的健康持续快速和谐发展。
　　三、时间与地点
　　时间：xxx年5月23日
　　地点：xx•北京•人民大会堂
　　四、会议组织
　　主办单位：xx电子商务协会
　　承办单位：盘石信息技术有限公司
　　支持单位：xx工业经济联合会
　　xx国际公共关系协会
　　xx市长协会
　　国务院部委信息中心主任联席会
　　xx老区建设促进会
　　指导单位：中华人民共和国国家发展和改革委员会
　　中华人民共和国工业和信息化部
　　中华人民共和国教育部
　　中华人民共和国科技部
　　中华人民共和国商务部
　　中华人民共和国海关总署
　　五、论坛日程安排
　　商务会议策划方案范本2
　　一、接待时间：20xx年10月2729日
　　二、接待地点
　　接机地点：xx虹桥机场
　　接待酒店：xx洋洋显达度假酒店
　　地址：xx新客站地区xx市交通路2779号(富平路99号)
　　参观地点：xxxx迅通电梯有限公司生产基地
　　xx世博园
　　xx外滩夜景
　　三、 接待对象：美国达贝尔公司谈判代表以及陪同人员
　　四、 接待负责人员
　　总负责：xxx (负责整个行程的指挥和协调工作)
　　接待组：xxx (翻译人员，礼仪小姐，解说员，接待员)
　　秘书组：xxx (负责接待和谈判会议的相关文件起草文件资料)
　　后勤组：xxx (负责行程和会议谈判的酒店安排，会场布置和保安等相关工作) 谈判组：xxx (主谈，决策人，销售顾问，法律顾问，技术顾问，公关经理) 合计人员：24人
　　五、 接待前期准备工作
　　1. 来回机票预定
　　2. 食宿安排
　　3. 迎接车辆安排
　　4. 会场接待
　　5. 会场整理及布置
　　六、 后期工作
　　1.谈判会议资料整理
　　2.经费报销
　　3.总结及信息反馈
　　七、 经费预算 双程飞机票(22000) 酒店住宿费(10000) 餐费(8000) 租车费用(650) 观光费用(2500) 会议杂务费(1000) 后备费用(5000) 总计：63150元(人民币)
　　八、 注意事项
　　1、 接待外宾的礼仪注意事项 2、 应急方案的准备 3、 控制经费预算 4、 做好整个行程以及谈判会议的记录工作。

商务会议策划篇(2):大型会议策划方案

　　预算
　　会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：
　　1、交通费用
　　交通费用可以细分为：
　　(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
　　(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
　　(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
　　2、会议室/厅费用
　　具体可细分为：
　　(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
　　(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
　　(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
　　(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
　　对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
　　3、住宿费用
　　住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
　　4、餐饮费用
　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
　　(1)、早餐
　　早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
　　(2)、中餐及午餐
　　中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
　　(3)、酒水及服务费
　　通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
　　(4)、会场茶歇
　　此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
　　(5)、联谊酒会/舞会
　　事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：
　　(6)、设备
　　除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
　　●设备本身的租赁费用，通常按天计算
　　●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
　　●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理
　　c、演员及节目
　　通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
　　d、其他——点心、水果及调制色酒
　　5、杂费
　　杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
　　那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?
　　展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方——
　　相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。
　　不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
　　展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
　　如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。
　　■邀请
　　不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。
　　信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。
　　回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。
　　确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。
　　■签到与入住安排
　　如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。
　　通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。
　　如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。
　　■餐饮安排
　　一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。
　　统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。
　　■交际/酒会
　　交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。
　　交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。
　　重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。
　　由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。
　　■新闻发布会
　　新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。
　　新闻发布会要素：
　　●目的
　　●信息发布的目标受众
　　●拟邀请对象
　　●发布会规模
　　新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：
　　1、活动策划与主题确定
　　2、节目策划与议程安排
　　3、资料准备
　　4、与会人员邀请、沟通与确定
　　5、时间、场地落实与场景布置
　　6、产品展示、演示与信息发布
　　7、现场气氛控制

商务会议策划篇(3):会议策划方案范例

　　下面是CN人才网小编给大家整理收集的会议策划方案范例，希望对大家有帮助。
　　会议策划方案范例1
　　一、会议背景
　　近几年，我国休闲食品市场每年需求额超过千亿元，市场规模正在以几何级的速度增长，消费市场也在快速增长，据市场调查年增幅在25%左右。仅仅休闲食品企业注册一项就高达10万多家，这些数据说明我国休闲食品企业在未来有巨大的消费市场。对此，我们就中国休闲食品连锁经营开展交流会。
　　主办机构：上海会展有限公司 (华山路)
　　协办机构：中国休闲食品连锁品牌协会
　　媒体：中国人民日报，cctv，上海新闻tv，新浪，腾讯
　　时间：20xx年10月23-26日
　　会议地点：上海香格里拉(上海市浦东新区富城路33号)
　　二、参会人员
　　会议主持人：上海会展有限公司负责人 ***
　　嘉宾：中国休闲食品连锁品牌协会理事长 倪开新
　　台湾休闲食品同业工会理事长 刘源青
　　香港挺佳国际集团董事局主席 王振凯
　　与会人员：来伊份、百味林、挺 佳、怡佳仁、座上客、久久丫、良品铺子、华味亨、姚太太、阿呆闲品、欧味多、悠百佳、天喔一佳、味优特、东嘉铺子、伊味儿、小馋蛙、必咻客……50家企业代表。
　　三、与会者住宿地点
　　紫金楼
　　四、餐桌的摆放形式
　　1、10月23日上
　　五、日程安排
午八点至下午五点之前所有与会人在上海香格里拉大酒店进行签到。签到后，各位与会人员活动自由。
　　2、10月24日至25日进行会议。
　　3、10月25日18时进行晚宴。
　　4、10月26日上午自由活动，下午2点安排返回。
　　六、会议主题
　　10月24日：
　　(一)全体会议：宣布会议的正式开始。(中国休闲食品连锁经营协会理事长：倪开新发表讲话)
　　(二)谈论会议1：“开辟连锁经营的新天地”
　　(三) 讨论会议2：“美味实惠又健康”
　　10月25日：
　　(一)讨论会议3：“增强品牌意识，开辟国际市场”
　　(二)全体会议2：会议总结。(会议记录员宣布会议总结)
　　七、晚宴
　　欣赏歌舞表演(18：35-19：10)
　　嘉宾中国休闲食品连锁品牌协会理事长 倪开新发表讲话 (19：10-19：30)
　　表彰优秀与会者代表(19：30-19：50)
　　宣布晚宴结束(19：50-20：00)
　　八、会场布置
　　签到台2个：布置在门口
　　指示牌5个：酒店提供(其中一个放于酒店门口，两个分别放会议室门口，两个分别放于餐厅门口)
　　会议桌椅的摆放：
　　大会：准备课桌式摆放，准备投影仪，屏幕，座式麦克风两个
　　讨论会：采取圆桌式，无线麦克风5个。
　　会议背景喷绘： 20xx年秋季中国休闲食品连锁经营交流会。
　　会议宣传横幅：在酒店的门口，会议楼，用餐地点都要有交流会的标志和宣传标志。
　　八、其它相关事项
　　1、经费来源：80%由与会者的公司出投资，20%由中国休闲食品经营协会出资赞助。
　　2、交通方式：上海浦东香格里拉大酒店距上海虹桥机场约35分钟，浦东国际机场约50分钟，配备豪华大巴接送到达酒店(由会展公司派遣接机人士，与会者机票，由自己公司负责，并及时把登机，和预计到达时间及时通知会展公司)。
　　3、媒体邀请和招待：由会展公司负责邀请和招待，并报销媒体的交通住宿费和伙食费用
　　4、商务设施：装订服务，免费无线和宽带上网，包裹速递服务和传真服务，激光打印服务，液晶投影仪，幻灯机，打印机及扫描仪，笔译，口译服务，影印服务。
　　九、组织及分工
　　领导小组
　　组长：*** 负责本次会议的全面领导和总指挥，协调和监督各工作组的工作;
　　副组长：*** 负责协助组长，并及时解决突发事项;
　　成员：**、*** 负责所有签到;***、*** 负责住宿和交通安排;***、***负责会场和舞台;***、***负责会议期间的安全。
　　分组及工作职责
　　组长：
　　成员：
　　工作任务：
　　1、负责完成活动策划案实施;
　　2、负责协助和监督广告公司完成会议现场的布置及会议结束后的现场撤除工作;
　　3、负责晚会的表演节目的准备和晚宴的邀请卡的制作及费用申请和礼品的发放;
　　4、负责设计会议标志;
　　5、负责与会者礼品制作;
　　6、负责全程摄像，摄影和记录。
　　注意事项
　　1、各组工作人员必须严格按照筹备工作计划的进度要求推进工作;
　　2、与会者邀约员，必须把与会者名单和身份资料及时核实;
　　3、与会者的服装，邀请函必须及时邮寄，并准备一定的备用服装;
　　4、会议期间工作人员必服装统一，佩戴工作牌;
　　5、会议期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到，早退和无故缺席。
　　1、选择浦东香格里拉大酒店紫金楼的原因
　　住宿环境好，每间客房都可通过落地窗欣赏城市、河流和码头的壮丽景色;
　　健身俱乐部设备齐全，设有室内游泳场、按摩浴缸、蒸汽浴室、桑拿浴室;
　　观光旅游方便(外滩、城隍庙、金茂大厦、正大广场、南京东路……);
　　购物方便。
　　2、会议和用餐地点一定的原因：盛事堂可容纳1100人宴会，拥有先进的视听设施及商务设施。
　　避免与会者花太多时间奔波在找会议室、用餐地点;
　　固定的环境，可让与会者更加放松地参与会议。
　　3、安排节目汇演的目的
　　与交流会、与休闲食品展结合，更加推动交流会的进程。
　　对与会者来说，这次节目表演的机会，不仅是显示自己企业文化的方式更是一种营销做广告的机会。
　　4、晚宴安排的目的
　　消除与会者因交流会产生的疲劳
　　晚宴将会使与会者们的交流、合作推向高潮
　　5、茶歇和用餐一律选用自助方式的原因
　　避免与会者由于口味不同而产生不良情绪
　　自助餐更加方便，选择多样性
　　6、食品展选择上海新国际博览中心的原因
　　距酒店近，包车十五分钟可以到达
　　优越地理优势可以更好的打响品牌
　　7、住宿环境：豪华浦江房(浦江楼)(双人住)
　　门市价：3853，加床价：363，面积40-42平方米
　　楼层：7-19,25-32层，床型：大床房、双床房，免费宽带
　　嘉宾住豪华浦江房单人间。

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